Tabelle mit Serienbrief Funktion in Word füllen und formatieren

Word Serienbrief Funktion

Die Word Serienbrief Funktion ist ein mächtiges Werkzeug. Das Eintragen der Adressen für Serienbriefe aus einer Excel Datei bzw. der automatische Versand an beliebige E-Mail Adressaten sind die üblichen Klassiker beim Einsatz der Word Serienbrief Funktion. Die Datensätze kommen in der Regel aus EXCEL bzw. CSV Dateien.

Word Tabelle mit Daten aus einer Excel Datei füllen

Weniger bekannt ist die Möglichkeit eine Tabelle mit Datensätzen aus einer Excel Datei zu füllen.

Anhand eines Beispiels möchte ich diese Funktion erläutern.

Eine Motorbootschule pflegt die Anmeldungen für die praktische Ausbildung in einer Exceldatei. Diese Daten sollen für die Teilnehmerlisten automatisch über die Word Serienbrief Funktion in eine Word Datei eingelesen werden.

Tabelle mit Serienbrief Funktion in Word füllen und formatierenDatenstruktur in Excel Datei

Im ersten Schritt legen wir die Datenstruktur fest. In unserem Beispiel wollen wir den Vor- und Nachnamen, das Datum der Anmeldung sowie Datum und Uhrzeit der praktischen Ausbildungsfahrt erfassen. Der Screenshot zeigt die Struktur der Excel Datei praxis-teilnehmer-masterdaten.xls.

 

 

Die Word Datei

In Word legen wir eine Datei mit dem Namen praxis-teilnehmerliste.docx mit dem nachfolgend dargestellten Inhalt an.

Word Serienbrief Funktion anwenden

Im nächsten Schritt wird die Serienbrief Funktion mit Sendungen gestartet.

  1. Empfänger auswählen
  2. Vorhandene Liste verwenden
  3. Excel Datei praxis-teilnehmer-masterdaten.xlsx auswählen
  4. Tabelle1$ mit Ok bestätigen
  5. In der Überschrift wollen wir uns Kursdatum und Uhrzeit anzeigen lassen und fügen mit Seriendruckfeld einfügen die Felder Kursdatum, Uhrzeit ein
  6. In der ersten Zeile der Tabelle werden die Felder <<Vorname>>, <<Nachname>> und <<Angemeldet_am>> eingetragen.
  7. Damit jetzt die nächste Zeile aus der der Excel Datei eingelesen werden kann, wird in der zweiten Zeile im ersten Feld die Regel <<Nächster Datensatz>> sowie die Felder entsprechend der ersten Zeile eingetragen.
  8. Die zweite Zeile wird in die darauf folgenden Zeilen kopiert.

Das ist dann auch erst einmal das Aussehen unseres Arbeitsergebnisses. Wir sehen in der Überschrift sowie der Tabelle die Seriendruckfeldvariablen und die Regel <<Nächster Datensatz>>.

Die nächsten Schritte führen zur Darstellung der gewünschten Teilnehmer:

  1. Empfängerliste bearbeiten
  2. Gewünschte Teilnehmer entsprechend dem Praxistermin und Uhrzeit auswählen.
  3. Vorschau Ergebnisse

Der nebenstehende Screenshot zeigt uns die gefüllte Tabelle sowie Datum und Uhrzeit in der Überschrift an. Die Teilnehmerliste ist erfreulicherweise mit den gewünschten Daten gefüllt. Lediglich die Formatierung der Felder mit Datum und Uhrzeit müssen wir noch formatieren. Auch dies geht ganz einfach. Die Formatierung schauen wir uns im nächsten Schritt an.

Formatierung von Datum und Uhrzeit der Word Serienbrief Funktion

Die Formatierung aus der Excel Steuerdatei wird in Word grundsätzlich nicht berücksichtigt. Ein Datumsfeld wird in Word immer im Format mm/dd/yyyy dargestellt. Eine davon abweichende Formatierung kann recht einfach in der Word Datei vorgenommen werden.

  1. Das zu formatierende Feld wird mit der Maus markiert.
  2. Rechte Maustaste – Feldfunktionen ein/aus
    Jetzt sieht das zu formatierende Feld folgendermaßen aus:
    { MERGEFIELD Angemeldet_am }
  3. Für die Formatierung wird als einleitende Zeichenkette der String \@ verwendet gefolgt vom gewünschten Format, z.B. „dd.mm.yyyy“
    { MERGEFIELD Angemeldet_am \@ „dd.MM.yyyy“  }
  4. Feldfunktionein ein/aus
  5. Mit Vorschau Ergebnisse noch einmal die Anzeige aktualisieren lassen. Nach Formatierung aller Datumsfelder entsprechend obigem Beispiel sieht unsere Teilnehmerliste dann wie folgt aus:

Formatierung der Uhrzeit im Word Serienbrief

Jetzt fehlt nur noch die Formatierung der Uhrzeit. Diese Formatierung wird ganz einfach nach dem gleichen Schema vorgenommen.

Beispiel:

{ MERGEFIELD Uhrzeit \@ „HH.mm“  }

Großes H bedeutet 24 Stunden Format.

Nun ist unser einfaches Beispiel fertig.

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